Para manter os funcionários e clientes seguros durante a pandemia covid-19, muitas organizações adotaram práticas de emergência em relação à coleta e processamento de dados pessoais relacionados à pandemia. David Edwards e Charles Mather, da equipe regulatória de Harrison Drury, descrevem novas orientações para garantir que as empresas permaneçam em conformidade. Pandemia. As práticas de emergência implementadas durante a pandemia
In line with the recent relaxation of the government’s COVID-19 safety measures, the Information Commissioner’s Office (ICO) has published new guidance relating to personal data collected and processed by organisations in consequence of the pandemic.
The guidance falls broadly into the following four categories which are outlined below.
1. Emergency practices put in place during the pandemic
As organizações devem revisar quaisquer práticas que foram implementadas durante a pandemia para garantir que a coleta e o processamento relacionados de dados pessoais permaneçam razoáveis, justos e proporcionais às circunstâncias atuais, levando em consideração a orientação governamental mais recente. A retenção de dados pessoais coletados durante a pandemia
2. Retention of personal data collected during the pandemic
O princípio da limitação de armazenamento da regulação da proteção de dados geral do Reino Unido (GDPR do Reino Unido) exige que os dados pessoais não sejam processados ou mantidos por mais tempo que sejam necessários apenas para cumprir os dados pessoais, se o objetivo é que seja coletado. obrigação ou função estabelecida por lei para fazê -lo. Status da vacinação
Organisations may only use personal data for a new purpose if it is compatible with the original purpose, or if consent is given, or the organisation has a clear obligation or function set out in law to do so.
Where an organisation has determined that personal data collected for the purposes of the pandemic is no longer required, that personal data should be disposed of and destroyed in a confidential and secure manner.
3. Vaccination status
Para coletar e processar dados pessoais de categoria especial de acordo com o GDPR do Reino Unido, as organizações devem identificar uma base legal em Artigo 6 e uma condição separada para processamento em Artigo 9 || 319 . If they cannot do so, then collection and processing is unlawful.
Organisations that continue to collect special category health data, in the form of vaccination status, must be clear about what it is they are trying to achieve and how collecting the employees’ vaccination status contributes to that objective.
If organisations can achieve a stated objective without collecting this data, they are unlikely to be able to justify its collection.
4. Informações sobre os casos positivos de covid-19 entre funcionários
qualquer organização que decida informar os funcionários sobre os casos coviD-19 possíveis ou confirmados entre os colegas para gerenciar sua força de trabalho, sempre que possível, evitando os indivíduos que não devem fornecer os colegas com mais informações que são necessárias. Se você precisar de orientações sobre o gerenciamento dos dados pessoais da sua organização ou precisar de ajuda com qualquer outro assunto de proteção de dados, entre em contato com a equipe reguladora de Harrison Drury pelo telefone 01772 258321.
The ICO has the power to penalise organisations that do not adhere to the GDPR and fines can be substantial. If you require guidance regarding the management of your organisation’s personal data or need help with any other data protection matter, please contact Harrison Drury’s regulatory team on 01772 258321.
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